"CRM es una estrategia de negocios,
diseñada para optimizar los ingresos y rentabilidad de la empresa, utilizando
la satisfacción del cliente."
Por lo tanto:
- CRM es una
estrategia de negocios
- CRM no es un
hardware
- CRM no es un
software
- CRM no es una
herramienta de intercambio de información (workflow)
La tecnología puede ser un factor
de ayuda para el CRM, pero no es la solución para el problema de adquirir y
retener clientes.
El usar una estrategia de CRM
permitirá mejorar los ingresos y rentabilidad de la empresa ampliando los
niveles de interacción con el cliente, usando un flujo de datos efectivo
y comprensible para brindar un buen nivel de servicio al cliente.
El buen nivel de servicio que
provee la empresa al cliente, debe ser evaluado desde el punto de vista
del cliente. Para obtener esto; la empresa deberá conocer a cada
uno de sus clientes, por lo tanto deberá disponer de un sistema
centralizado y único de interacción focalizado en el cliente, en el que
se registren todas y cada una de las interacciones cliente-empresa.
Un factor crítico de éxito en la
relación con el cliente es el tiempo entre el requerimiento y su solución, para
ello, cualquier solicitud del cliente debería ser procesada en un tiempo
determinado y acordado con el cliente (no superior a 24 horas). Si la
interacción cliente-empresa es telefónica (incluye chat), existe una
limitante de tiempo, por lo que los requerimientos deben ser
categorizados en de solución inmediata (menos de 3 minutos) y de solución
diferida (máximo 24 horas). Los de solución inmediata serán
absorvidos y resueltos por el front office, los diferidos serán
solucionados mediante un sistema de escalamiento por el backoffice. La
atención telefónica debe ser abordada antes de la presencial, pues, si se
lo puede hacer dentro de los parámetros mencionados, el cliente no
debería buscar atención presencial, salvo en determinadas excepciones.
Estas preguntas deben ser
contestadas antes de realizar un Proceso de Transformación hacia una estrategia
de CRM:
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Visión |
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Assesment |
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Concept |
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Development |
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Implementation |
La vision de CRM debería
focalizarse en la forma de hacer negocios a partir del cliente.
El assesment debe mencionar el
estado actual del enfoque empresarial, del personal, sistemas de soporte.
Utilice el concepto de capa basal.
El concept debe definir que hacer,
porque hacerlo, como hacerlo, cuando hacerlo, quién lo hará, nivel de
prioridad, costos y recursos necesarios para el proceso de
transformación; por lo tanto, habría que construir una estructura de
personal que solvente la visión de la empresa. (Volcar la empresa
al cliente)
El development debe incluir un
detalle de fechas de cumplimiento y responsables de las tareas tendientes
a desarrollar proyectos que apoyen la visión, para ello, involucre al
personal, haga lluvias de ideas, desarrolle entrevistas, dibuje un mapa
del proceso, liste las actividades, realice un análisis de como implementar
las fases del programa, busque entrega del personal al desarrollo del
proyecto y enfóquese en las partes mas urgentes. Defina actividades,
fechas y responsables. Establezca puntos de control, estándares de
calidad y determine factores críticos de éxito.
La implementation es ejecutar el
plan de acción definido en el development. Verifique que lo estipulado en el
development se lleve a la práctica. Realice procesos de control de
calidad del desarrollo,verifique el cumplimiento de puntos de control,
enfóquese en factores críticos de éxito. Haga seguimiento.
Estas son unas definiciones que
deben ser tomadas en cuenta para establecer una estrategia de CRM
Los clientes son múltiples y
diversos, bien informados, siempre tienen la razón, demandan niveles de
servicio y están dispuestos a pagar por un mejor servicio; es además la persona
mas importante de la oficina (en persona, al teléfono, por mail o por
cualquier medio de comunicación que use), no depende de nosotros, nosotros
dependemos de él, no es una interrupción al trabajo, es el propósito de
él; no es alguien con quién discutir, es alguién con quién asociarse y nos dá
la oportunidad de ayudarlo.
Cinco
puntos claves para el CEO (Chief Executive Officer) en una iniciativa de
CRM a nivel empresarial:
1. Busque
ingresos no relaciones con el cliente. Enfoquese en ingresos
2. La
iniciativa económica de CRM debe ser manejada por el CRO (Chief Revenue
Officer)
3. Nombre
un CRM (Customer Relationship Manager), lider de la transformación
4. Use
en primer lugar metodología en lugar de tecnología, es decir; la empresa
debe tener una metodología de trabajo enfocada al cliente aún sin
tecnología de soporte. Cree una cultura empresarial orientada al cliente.
5. Use
el modelo C3i (Comandar, Controlar y Comunicar) en su estrategia de
CRM
Si
el CEO se enfoca en la generación de ingresos, y se construye un sólido
backbone C3i y conjuntamente el CRO y CRM lideran la iniciativa y la
tecnología se adapta a la metodología, entonces la iniciativa de CRM
tendrá éxito.
Para
crear una cultura orientada al cliente:
- Ponga atención
en la voz del cliente
- Comprenda
quién es el cliente
- Escuche al
cliente e identifique sus posibles necesidades (actuales y futuras)
que puedan ser cubiertas por sus servicios
- Comprenda el
negocio del cliente y trate de ayudarlo a crecer en él
- Trate de
cambiar a sus clientes de cliente a miembro de un grupo y obtendrá
lealtad
- Cree una
cultura de cliente real a todos los empleados
- Entregue
servicios a la medida de las necesidades del cliente de la
manera más optima a los ojos del cliente y que sea costo-efectiva
- Brinde
servicios de valor agregado y preferentemente relacionados,obtendrá
lealtad
- Sea proactivo
en lugar de reactivo
- Póngase en la
situación del cliente
- Cumpla sus
promesas
- Mantenga al
cliente informado
- Valide cada
acción realizada en favor del cliente
- Enfoque a que
el personal de la empresa esté donde y cuando el cliente lo necesite
- Desarrolle
grupos de usuarios para obtener retroalimentación sobre el servicio
- Implemente una
atención uno a uno con el cliente (El momento de la verdad)
- Garantice un
nivel de servicio superior al esperado por el cliente
- Evalúe la
efectividad del mecanismo utilizado para satisfacer las necesidades del
cliente
Los
líderes del cambio deben:
- Vender la
necesidad del cambio (cambio de mentalidad de control a servicio)
- Mostrar
personal actitud e iniciativa a realizar y mantener el cambio
- Proveer al
grupo un enfoque sicológico para orientar sus energías al cambio
- Demostrar un estándar
de conducta consecuente con el objetivo
- Construir
grupos competentes
- Establecer
medidas para monitorear el progreso
- Administrar
las recompensas por metas cumplidas
- Manejar
conductas inesperadas
- No volver
atrás
Tenga
en cuenta que el servicio es la llave de la prosperidad.
El
éxito es medido en función de la habilidad de satisfacer las necesidades del
cliente.
Los líderes de grupo deben ser las
personas que entreguen un mejor servicio al cliente.